Hoe pas ik de werkplek aan op COVID-19

31 augustus 2020

Hoe pas ik de werkplek aan op COVID-19?

In dit artikel gaan we je in het kort vertellen hoe je werkplekaanpassingen optimaal & praktisch kunt realiseren. We behandelen de vraag “Hoe pas ik de werkplek aan op COVID-19?”.

Aanloop naar de intelligente lockdown

Het begin van 2020 was een hectische periode. De wereld werd geconfronteerd met een situatie die niemand van ons eerder had meegemaakt. Als ondernemer probeer je de activiteiten zo goed mogelijk draaiende te houden. Maar hoe zorg je op hetzelfde moment voor een optimale communicatie naar de medewerkers? Hoe garandeer je een veilige werkomgeving voor alle betrokkenen?

Communicatie & risicoanalyse van essentiële bedrijfsactiviteiten

Tijdens het opkomen en het verspreiden van het Corona virus in februari / maart hebben wij vanuit Zorgvrij HR onze opdrachtgevers en hun medewerkers vooral geïnformeerd over het virus en de maatregelen die genomen moesten worden. De kennis die wij hiervoor gebruikten kwam uit vorige pandemieën zoals de Mexicaanse griep en Sars. Door middel van informatieve e-mails, het aanpassen van protocollen en het opstellen van instructies creëerden we bewustwording en alertheid. Onderdeel daarvan was een risicoanalyse van essentiële bedrijfsactiviteiten en de borging daarvan. Op dat moment kon niemand nog een voorstelling maken van wat er echt zou gaan gebeuren.

We ontdekten al snel dat de basis die was gelegd met deze preventieve acties ontzettend zinvol was voor onze opdrachtgevers. Ondanks de enorme shock van de “intelligente lockdown” hadden we zicht op essentiële processen en de borging daarvan.

Werkplekaanpassingen

Momenteel lijkt het erop dat veel ondernemers de maatregelen om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan ter harte nemen en met verrassende oplossingen komen. Werkplekken worden aangepast, informatie voor bron- en contactonderzoek wordt verzameld en het desinfectiemateriaal is niet aan te slepen. Sommige ondernemers zijn heel inventief. Denk aan het temperatuur meten met infrarood op het voorhoofd voordat bezoekers een restaurant of bedrijf mogen betreden. Maar denk ook aan plexiglas schermen die gebruikt worden bij werkplaatsscheiding en het aanpassen van looplijnen om éénrichtingsverkeer te creëren.

Plan van Aanpak

Er wordt in de praktijk veel tijd besteed aan het aanpassen van de omstandigheden op de werkvloer, maar vergeet niet om dat te documenteren. Wij adviseren onze opdrachtgevers om een extra COVID-19 plan van aanpak toe te voegen aan de risico-inventarisatie & evaluatie. Vaak kan hulp van een externe adviseur helpen om de genomen maatregelen met een objectieve blik te beoordelen. Daarbij worden risico’s, welke verspreiding van het virus kunnen veroorzaken, op een praktische wijze vastgelegd. Samen gaan we aan de slag om dit bespreekbaar te maken (ook met medewerkers) om te bekijken of er nog toevoegingen zijn vanuit de praktijk.

Na inventariseren worden de acties uitgezet om de risico’s te verhelpen of verkleinen. Deze acties worden bijgehouden in hetzelfde overzichtelijke plan en zelfs gecommuniceerd met het personeel. Zorg er dus voor dat het een gedeelde verantwoordelijkheid wordt. Wees open naar de medewerkers over wat je doet als ondernemer om de verspreiding van het virus tegen te gaan en veiligheid te optimaliseren. We zien dat dit ook drempelverlagend werkt voor medewerkers die angst hebben om terug te keren naar de werkplek. Doordat medewerkers zien welke maatregelen er zijn genomen wordt er betrokkenheid gecreëerd. Transparante communicatie kan rust geven en angst verlagend werken.

Uiteraard blijft het risico dat met COVID-19 besmette medewerkers of bezoekers uw bedrijf betreden bestaan. Maar als u de maatregelen optimaal implementeert hoeft dit niet te betekenen dat een besmetting zich verspreid in uw organisatie.

Heeft u vragen over werkplekaanpassingen of de communicatie richting uw medewerkers inzake Corona, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij staan klaar om u te adviseren en te helpen!

Contact

Het kantoor is van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur telefonisch bereikbaar op 06 42 01 04 03 of te mailen op info@zorgvrijhr.nl.